Allgemeine Geschäftsbedingungen


Allgemeine Geschäftsbedingungen der Noerpel - Gruppe zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO
 

Die Noerpel - Gruppe erbringt Leistungen im logistischen Umfeld und kommt mit personenbezogenen Daten in Berührung, die Auftraggeber zur Abwicklung Ihres Auftrags Noerpel übermitteln.

 
1. Gegenstand und Dauer eines Auftrags
Die Dauer dieses Auftrags (Laufzeit) entspricht der Laufzeit der Leistungsvereinbarung, die wir mit Ihnen geschlossen haben. Der Gegenstand des Auftrags ergibt sich aus dem mit Ihnen bestehenden Dienstleistungsvertrag den Noerpel mit Ihnen geschlossen hat. Sollten wir in Ihrem Auftrag besondere personenbezogene Daten im Sinne des Art. 28 DS- GVO verarbeiten wie Personenstammdaten, Kommunikationsdaten Ihrer Ansprechpartner (z.B. Telefon, E-Mail Adressdaten), Vertragsabrechnungs- und Zahlungsdaten, sowie Kundendaten mit vollständiger Anschrift halten wir folgende Regelungen in unserer Zusammenarbeit fest:

 
2. Konkretisierung des Auftragsinhalts
Die Erbringung der vertraglich vereinbarten Datenverarbeitung findet ausschließlich in einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder in einem anderen Vertragsstaat des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum statt. Jede Verlagerung in ein Drittland bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers und darf nur erfolgen, wenn die besonderen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DS-GVO erfüllt sind.

 
3. Technisch-organisatorische Maßnahmen
Noerpel wird bei der Umsetzung des Auftrags im Vorfeld der Auftragsvergabe die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen sorgfältig vor Beginn der Verarbeitung prüfen.   
 

Noerpel wird  die Sicherheit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. c, 32 DS-GVO insbesondere in Verbindung mit Art. 5 Abs. 1, Abs. 2 DS-GVO herstellen. Insgesamt handelt es sich bei den zu treffenden Maßnahmen um Maßnahmen der Datensicherheit und zur Gewährleistung eines dem Risiko angemessenen Schutzniveaus hinsichtlich der Vertraulichkeit, der Integrität, der Verfügbarkeit sowie der Belastbarkeit der Systeme. Dabei sind der Stand der Technik, die Implementierungskosten und die Art, der Umfang und die Zwecke der Verarbeitung sowie die unterschiedliche Eintrittswahrscheinlichkeit und Schwere des Risikos für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen im Sinne von Art. 32 Abs. 1 DS-GVO zu berücksichtigen (Siehe Anlage  - Technisch-organisatorische Maßnahmen).
 

Die technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt und der Weiterentwicklung. Insoweit ist es Noerpel gestattet, alternative adäquate Maßnahmen umzusetzen. Dabei darf das Sicherheitsniveau der festgelegten Maßnahmen nicht unterschritten werden. Wesentliche Änderungen sind zu dokumentieren. Für den Fall, dass Noerpel weitergehende technische Maßnahmen als in Art. 28 Abs. 3 lit. c) umsetzen soll werden sich die Parteien entsprechend hinsichtlich der Kostentragung einigen. Für den Fall einer Nichteinigung über die Kosten wird Noerpel den gesetzlich geforderten Stand wie bisher umsetzen.

 
4. Berichtigung, Einschränkung und Löschung von Daten

Noerpel wird die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nicht eigenmächtig sondern nur nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers berichtigen, löschen oder deren Verarbeitung einschränken. Soweit eine betroffene Person sich diesbezüglich unmittelbar an Noerpel wendet, wird Noerpel  dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten und entsprechende Auskunft hinsichtlich seiner Verarbeitung geben.

Soweit vom Leistungsumfang umfasst, sind Löschkonzept, Recht auf Vergessenwerden, Berichtigung, Datenportabilität und Auskunft nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers unmittelbar durch Noerpel sicherzustellen.

 
5. Qualitätssicherung und sonstige Pflichten des Auftragnehmers
Noerpel stellt gemäß Art. 28 bis 33 DS-GVO außerdem folgende Vorgaben sicher: Schriftliche Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, der seine Tätigkeit gemäß Art. 38 und 39 DS-GVO ausübt.
 

Dessen Kontaktdaten werden dem Auftraggeber zum Zweck der direkten Kontaktaufnahme mitgeteilt. Über einen Wechsel des Datenschutzbeauftragten wird dem Auftraggeber nach Anfrage mitgeteilt. Ansonsten erfolgt eine Aktualisierung der Bedingungen.
Als Datenschutzbeauftragtes Unternehmen ist bei Noerpel derzeit bestellt die

steep GmbH
Arne Siegert, Ass. lur.
Datenschutz / Consultant
Justus-von-Liebig-Straße 18
T: +49-228-6681-229
T: +49-151-40726567-,
F: +49-228-6681-77 
Arne.Siegert@steep.de 


sowie
 

Katrin Metz
Rechtsanwältin Datenschutz / Consultant
T: +49-228-6681-231
T: +49-176 16681 504
F: +49-228-6681-774
Katrin.Metz@steep.de

www.steep.de

 

Die Wahrung der Vertraulichkeit gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. b, 29, 32 Abs. 4 DS-GVO ist gewährleistet. Noerpel  setzt bei der Durchführung der Arbeiten nur Beschäftigte ein, die auf die Vertraulichkeit verpflichtet und zuvor mit den für sie relevanten Bestimmungen zum Datenschutz vertraut gemacht wurden.  Jede Person die Noerpel unterstellt ist und  die Zugang zu personenbezogenen Daten hat, wird diese Daten ausschließlich entsprechend der Weisungen und Befugnisse des Auftraggebers verarbeiten im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen und Bestimmungen.
 

Die Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen  gemäß Art. 28 Abs. 3 S. 2 lit. c, 32 DS-GVO stellt Noerpel sicher  [Einzelheiten in Anlage technisch – organisatorische Maßnahmen].
 

Noerpel  und der Auftragnehmer arbeiten auf Anfrage mit der Aufsichtsbehörde bei der Erfüllung ihrer Aufgaben zusammen.
 

Noerpel wird die unverzügliche Information über Kontrollhandlungen und Maßnahmen der Aufsichtsbehörde, soweit sie sich auf diesen Auftrag beziehen mitteilen. Dies gilt auch, soweit eine zuständige Behörde im Rahmen eines Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahrens in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Auftragsverarbeitung bei Noerpel ermittelt.
 

Soweit Noerpel seinerseits einer Kontrolle der Aufsichtsbehörde, einem Ordnungswidrigkeits- oder Strafverfahren, dem Haftungsanspruch einer betroffenen Person oder eines Dritten oder einem anderen Anspruch im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung beim Auftragnehmer ausgesetzt ist, hat ihn der Auftragnehmer nach besten Kräften zu unterstützen. Noerpel kontrolliert regelmäßig die internen Prozesse sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um zu gewährleisten, dass die Verarbeitung in seinem Verantwortungsbereich im Einklang mit den Anforderungen des geltenden Datenschutzrechts erfolgt und der Schutz der Rechte der betroffenen Person gewährleistet wird.

 
6. Unterauftragsverhältnisse
Als Unterauftragsverhältnisse im Sinne dieser Regelung sind solche Dienstleistungen zu verstehen, die sich unmittelbar auf die Erbringung der Hauptleistung beziehen. Nicht hierzu gehören Nebenleistungen, die Noerpel z.B. als Telekommunikationsleistungen, Post-/Transportdienstleistungen, Wartung und Benutzerservice oder die Entsorgung von Datenträgern sowie sonstige Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen in Anspruch nimmt. Noerpel wird  zur Gewährleistung des Datenschutzes und der Datensicherheit der Daten des Auftraggebers nach Möglichkeit auch bei ausgelagerten Nebenleistungen angemessene und gesetzeskonforme Vereinbarungen sowie Kontrollmaßnahmen ergreifen, soweit es zumutbar ist.

 
7. Kontrollrechte des Auftraggebers
 Der Auftraggeber hat das Recht, im Einvernehmen mit Noerpel  Überprüfungen durchzuführen oder durch im Einzelfall zu benennende Prüfer durchführen zu lassen gegen entsprechendes Entgelt. Er hat das Recht, sich durch Stichprobenkontrollen, die in der Regel rechtzeitig anzumelden sind, von der Einhaltung dieser Vereinbarung durch Noerpel in dessen Geschäftsbetrieb zu überzeugen.
 

Noerpel stellt sicher, dass sich der Auftraggeber von der Einhaltung der Pflichten seitens Noerpel nach Art. 28 DS-GVO überzeugen kann.
 

Der Nachweis solcher Maßnahmen, die nicht nur den konkreten Auftrag betreffen, kann Noerpel erbringen durch

  • die Einhaltung genehmigter Verhaltensregeln gemäß Art. 40 DS-GVO;
  • die Zertifizierung nach einem genehmigten Zertifizierungsverfahren gemäß Art. 42 DS-GVO soweit vorhanden;
  • aktuelle Testate, Berichte oder Berichtsauszüge unabhängiger Instanzen (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revision, Datenschutzbeauftragter, IT-Sicherheitsabteilung, Datenschutzauditoren, Qualitätsauditoren);
  • eine geeignete Zertifizierung durch IT-Sicherheits- oder Datenschutzaudit (z.B. nach BSI-Grundschutz).


Für die Ermöglichung von Kontrollen vor Ort durch den Auftraggeber kann Noerpel einen Vergütungsanspruch geltend machen, welchen er nach billigem Ermessen festlegt.

 
8. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer unterstützt Noerpel bei der Einhaltung der in den Artikeln 32 bis 36 der DS-GVO genannten Pflichten zur Sicherheit personenbezogener Daten, Meldepflichten bei Datenpannen, Datenschutz-Folgeabschätzungen und vorherige Konsultationen.


Hierzu gehören u.a.


a) die Sicherstellung eines angemessenen Schutzniveaus durch technische und organisatorische Maßnahmen, die die Umstände und Zwecke der Verarbeitung sowie die prognostizierte Wahrscheinlichkeit und Schwere einer möglichen Rechtsverletzung durch Sicherheitslücken berücksichtigen und eine sofortige Feststellung von relevanten Verletzungsereignissen ermöglichen


b) die Verpflichtung, Verletzungen personenbezogener Daten unverzüglich an den Auftraggeber zu melden


c) die Verpflichtung, dem Auftraggeber im Rahmen seiner Informationspflicht gegenüber dem Betroffenen zu unterstützen und ihm in diesem Zusammenhang sämtliche relevante Informationen unverzüglich zur Verfügung zu stellen


d) die Unterstützung des Auftraggebers für dessen Datenschutz-Folgenabschätzung


e) die Unterstützung des Auftraggebers im Rahmen vorheriger Konsultationen mit der Aufsichtsbehörde


Für Unterstützungsleistungen, die nicht in der Leistungsbeschreibung enthalten oder nicht auf ein Fehlverhalten seitens Noerpel zurückzuführen sind, kann Noerpel eine Vergütung beanspruchen.

 
9. Weisungsbefugnis des Auftraggebers
Mündliche Weisungen bestätigt Noerpel in angemessener Rückmeldefrist (mind. Textform). Noerpel hat den Auftraggeber unverzüglich zu informieren, wenn er der Meinung ist, eine Weisung verstoße gegen Datenschutzvorschriften. Noerpel ist berechtigt, die Durchführung der entsprechenden Weisung solange auszusetzen, bis sie durch den Auftraggeber eine gesetzeskonforme Änderung bestätigt.

 
10. Löschung und Rückgabe von personenbezogenen Daten
Kopien oder Duplikate der Daten werden ohne Wissen des Auftraggebers nicht erstellt. Hiervon ausgenommen sind Sicherheitskopien, soweit sie zur Gewährleistung einer ordnungsgemäßen Datenverarbeitung erforderlich sind, sowie Daten, die im Hinblick auf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich sind. Nach Abschluss der vertraglich vereinbarten Arbeiten oder früher nach Aufforderung durch den Auftraggeber - spätestens mit Beendigung der Leistungsvereinbarung - wird Noerpel sämtliche in seinen Besitz gelangten Unterlagen, erstellte Verarbeitungs- und Nutzungsergebnisse sowie Datenbestände, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem Auftraggeber auszuhändigen oder nach vorheriger Zustimmung datenschutzgerecht vernichten. Gleiches gilt für Test- und Ausschussmaterial. Dokumentationen, die dem Nachweis der auftrags- und ordnungsgemäßen Datenverarbeitung dienen, sind durch Noerpel entsprechend der jeweiligen Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufzubewahren um weitergehende gesetzliche Verpflichtungen zu erfüllen. Er kann sie zu seiner Entlastung bei Vertragsende dem Auftraggeber übergeben, soweit dies gesetzlichen Anforderungen entspricht.

 
11. Haftung
Noerpel haftet nur für vorsätzliche oder grob fahrlässige Verstöße gegenüber dem Auftraggeber. Die jährliche Haftung ist beschränkt auf die Summe des Einzelauftrags. Weitergehende Schadenersatzansprüche sind ausgeschlossen.

 
12. Schlussbestimmungen
Noerpel behält sich Änderungen dieser Bestimmungen vor, soweit sich gesetzliche Anforderungen und Bedingungen verändern. Für den Fall, dass Noerpel durch Maßnahmen Dritter personenbezogene Daten des Auftraggebers offenlegen muss, wird Noerpel dies, soweit hierfür keine gesetzliche Ermächtigung vorliegt nur mit Rücksprache des Auftraggebers vornehmen, ansonsten erfolgt ein Hinweis seitens Noerpel.

 

Anlage – Technisch-organisatorische Maßnahmen

  • Präambel

Die hier gelisteten Sicherheitsmaßnahmen gelten für alle Unternehmen der Gruppe Noerpel. Sie stellen den standortübergreifenden Mindeststandard für sämtliche unserer Niederlassungen dar. In Abweichung zu dem Folgenden haben wir in einzelnen Standorten weitere, über diesen Standard hinausgehende, technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit Ihrer Daten und zum Schutz Ihrer Person implementiert, um absolute Vertraulichkeit gewährleisten zu können. Sofern Sie zu unseren Sicherheitsmaßnahmen weitere Fragen haben, können Sie sich selbstverständlich jederzeit an uns wenden.
 
1. Vertraulichkeit, Art. 32 l b) DS-GVO

  • Zutrittskontrolle
    Kein unbefugter Zutritt zu Datenverarbeitungsanlagen, Sicherheitsschlösser und Schlüssel, Chipkarten beziehungsweise Transponder-Schließsystem, elektrische Türöffner, Rezeption und Pförtner, Zutrittsregelungen für betriebsfremde Personen (Anmelde- und Ausweispflicht), Alarmanlagen, Videoüberwachung des Areals.

  • Zugangskontrolle
    Keine unbefugte Systembenutzung, Regelungen über sichere Kennwörter und Passwortmanagement, automatisches Sperren von Geräten, Verschlüsselung von mobilen Datenträgern und Geräten, Einsatz von zentraler Smartphone-Administrationssoftware.

  • Zugriffskontrolle
    Kein unbefugtes Lesen, Kopieren, Verändern oder Entfernen innerhalb des Systems durch Berechtigungskonzept und bedarfsgerechte sowie zweckorientierte Zugriffsrechte, Protokollierung von Zugriffen auf Ordner und Daten, ordnungsgemäße Vernichtung aller Datenträger, stets aktueller Virenschutz, Firewalls, aktuelle Software und regelmäßige Updates.

  • Trennungskontrolle
    Getrennte Verarbeitung von Daten, die zu unterschiedlichen Zwecken erhoben wurden (logische Mandantentrennung), Trennung von Produktiv- und Testsystemen.

 
2. Integrität, Art. 32 l b) DS-GVO

  • Weitergabekontrolle
    Keine Mitnahme von betrieblichen Daten durch Sperrung externer Schnittstellen (USB-Ports etc.), Einsatz von Virtual Private Network Technologie, dezidiertes Berechtigungskonzept für die Weitergabe von Informationen und Daten, Verpflichtung aller Mitarbeiter auf Wahrung der Vertraulichkeit.
  • Eingabekontrolle
    Protokollierung, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt werden, Rollen- und Rechtekonzept zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten.

 
3. Verfügbarkeit und Belastbarkeit, Art. 32 l b) DS-GVO

  •  Verfügbarkeitskontrolle
     Schutz gegen Verlust durch Backup-Strategie und Recovery-Konzept, Erstellen von Sicherungskopien, Meldewege und Notfallpläne.
  •  Belastbarkeitskontrolle
     Regelmäßige Durchführung von Belastbarkeitstests.

 
4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung und Evaluierung, Art. 32 l d) 25 l DS-GVO)

  • Datenschutz-Management, externer Datenschutzbeauftragter, Auftragskontrolle im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 DS-GVO (keine Auftragsdatenverarbeitung ohne entsprechende Weisung des Auftraggebers, durch eindeutige Vertragsgestaltung, formalisiertes Auftragsmanagement, strenge Auswahl des Dienstleisters, Vorabüberzeugungspflicht, Kontrollen während der Beauftragung).